多亏了这3本书,我每周节省了20个小时

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编者按:以下这三本书成功地让我的时间使用效率变得更好了,并且可以明显的感觉到我的压力小了很多,以及精力更加充沛了。本文来自编译,希望对您有所启发。

如何聪明地利用时间,以至于每周可以节省 20 个小时。

我不知道你的情况是怎么样的,反正我曾经的状态是很忙很忙,并且是为了忙而忙。

可是忙碌并不总是意味着高效。

你完全可以忙到什么事都做不完!

在我目前的工作中,我需要同时办理多个跨许多不同门类的项目。

而在我的业余时间里,我是一位家长,一只宠物的主人,家庭护理员和一名自由撰稿人。

尽管身兼数职,我仍然能很好地平衡本身的工作和生活,并且始终保持着好的精神状态。

作为一个有阅读障碍和注意力缺陷多动障碍(ADHD)的人,我曾经非常努力地想要利用好本身的时间。

几年前,我读了三本书,这三本书成功地让我的时间使用效率变得更好了。

并且阅读这些书还带给了我一些额外的好处——我可以明显的感觉到压力小了很多,以及精力更加充沛了。

我可以在混乱的生活和无法停止的改变中顽强生活了。

你必然会问,三本书是如何做到这一点的?

我认真地花时间阅读了有关提高工作效率和时间办理方面的书籍。

我发现了每周如何能腾出 20 个小时的方法!

我从只能办理一个项目变成能够同时轻松办理好几个项目的人了。

那么,是什么书带给了我这些额外的时间呢?

1.《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog)

作者:布莱恩·特雷西(Brain Tracy)

《吃掉那只青蛙》(Eat That Frog)作者:布莱恩·特雷西(Brain Tracy)

“最浪费时间的事情之一,就是把根本不需要做的事情去做得很好。”——布莱恩·特雷西,《吃掉那只青蛙!:21个停止拖延的好方法,用更少的时间做更多的事情》

如果你只有空阅读书单上的一本书,那就选这本吧!

吃掉那只青蛙是布莱恩·特雷西发明的一种提高工作效率的方法。

“青蛙”指的是你必需完成的最重要的或最有影响力的任务(MIT)。

每天在早上的时间“吃青蛙”,你的工作效率会更高,压力也会更小,能更好地应对这一天内的任何事情。

这种方法实际真的帮手我更快地达到了我的目标。

虽然《吃掉那只青蛙》以其同名的建议而闻名,但这本书本身也提供了 21 条简单的原则来提高工作效率。

我最喜欢的方法是时间限制办理、工作任务优先排序还有帕累托原则。

拖延症的迷思

“每个人都有拖延的情况……然而高效者和低效者的区别在很大程度上是取决于他们选择拖延的是什么。”——布莱恩·特雷西,《吃掉那只青蛙!》

拖延症通常被认为是一件坏事,但它在必然程度上可以被接受的原因是,我们通常用它来逃避 “青蛙”,而不是专注于解决它们。

比如作为一名阅读困难症患者,我的思维往往更加视觉化。所以如果我的样子看起来像是正在做白日梦,千万不要仅仅被表面现象蒙蔽了。

我会在脑海中描绘一项工作任务,并试图从各个角度来看待它。

工作并不总是意味着在电脑前忙着打字。以爱因斯坦和牛顿为例,他们最好的工作恰恰是在他们花时间做白日梦的时候完成的。

时间限制办理

自从读了这本书之后,我把每天早上的时间都给了 MIT(最重要的/最有影响力的工作)。

在这段时间里,我的手机通知会设置为自动静音,也不会在这段时间里预约任何会议。我只专注于手头的任务,几乎进入了一种心流的工作状态。

我也利用这段时间学习新技能,或与我的导师进行沟通讨论。每周五我都会抽出一些时间来反思这一周是怎么过的,哪些事情我本可以做得更好,哪些事情真的做得不错。

我也会展望未来一周,把未来的“青蛙”安排好。

安排青蛙的 ABCDE 优先挨次

“没有被写下来的目标只是一个愿望或幻想……未成文的目标会导致工作混乱、模糊、误导性和许多错误的发生。”——布莱恩·特雷西,《吃掉那只青蛙!》

特雷西保举的排序方法是分类 ABCDE…

•“A 级”-你必需完成的任务,也就是你的“青蛙”。如果你有不止一件必需要做的任务,你可以按照重要程度将它们排序。我的 A 级任务被写入我的在线工作日历中。

•“B 级”——你应该做的事情,但没有太大影响或不重要。比如说,礼貌性回复一封电子邮件,或者处理一些并不是马上就要到最后时限的事物。这些任务仍然要在我的工作日历中被分配时间,但并不是紧急的。

•“C 级”——很容易完成的任务。这些都是你喜欢做的事情,并且如果没有完成的话,也几乎没有什么不良后果。

•“D 级”——可以委派给别人的任务,或者你可以自动进行委派,这样你就有更多的时间做“A级”任务。

•“E 级”——你可以拒绝或删除这些任务。因为就连把它们委托给别人做都是没有价值的。

帕累托原则

这是传奇的 20/80 法则,我承认直到读了这本书我才真正明白其中的含义。特蕾西对其解释得很好。基本上每个人都是通过 20% 的努力带来 80% 的结果。

所以,必然要把你的“青蛙”整理好,专注于它们,这样你就会做对事情并且走向成功。

关键信息

 “必然要每天都要练习这些原则,直到它们逐渐成为你的第二本性。” ——布莱恩·特雷西,《吃掉那只青蛙!》

特蕾西教会了我如何更好地计划、分清轻重缓急、做好准备并积极主动面对我的“青蛙”。

•任务就是你的“青蛙”——定义它们,确定优先级挨次,分配合适的时间去“吃掉它们”。如果你没有吃完它们,就把它们委派给别人或直接消灭掉!

•特雷西建议你要有一个待办事项清单(千万不要忘记本身的 ABCDE……),我把本身的任务清单再度升级了,把它合并到我的在线工作日历中。

•帕累托原则指出,你往往是从 20% 的工作中获得 80% 的结果。所以,认真关注你的“青蛙”,必需要优先处理那 20% 对你来说最重要的任务。

•将任务分组为:立刻去做、可推迟去做、可委派他人去做、删除不做。如果你不能将工作委派出去,那就尽量优化以节省额外的时间。

2.《超级时间整理术》(How to Save an Hour Every Day)

作者:迈克尔•赫佩尔 (Michael Heppell)

《超级时间整理术》(How to Save an Hour Every Day),作者:迈克尔•赫佩尔 (Michael Heppell)

“你想每天都能多出一个小时的时间,每天都做你想做的事吗?”——迈克尔•赫佩尔,《超级时间整理术》

这本书误导了我,因为它说它可以每天帮我节省一个小时。

而实际上这本书帮手我每天节省了大约 2.5 小时的工作时长。

从时间跟踪器到价值 10 万美元的想法。

时间跟踪器

当我读到这本书的第 10 页时,我已经创建了一个本身的时间追踪器,或者把它看做一种对时间进行的审计工作。我决定用一个多月的时间来观察记录本身的时间使用状况。

我简直不敢相信本身浪费了这么多时间,尤其是用于处理邮件的时长。

我们相信你每天必定能拥有更多的时间。关键在于你怎么处理它,而这取决于你本身。

时间单位是很重要的,建议你不要以小时做为单位,而要以 15 分钟为单位。

价值 10 万美元的想法

“在每天结束的时候,写下明天要做的五件最重要的事情”——迈克尔·赫佩尔,《超级时间整理术》

查尔斯·施瓦布(Charles Schwab)曾是世界上最富有的人之一。

一位年轻人说他有个想法,如果施瓦布喜欢这个想法的话,他就应该按他认为这个想法值多少钱付给他。

这个想法很简单,但却非常强大。

这个想法就是:写下第二天需要做的五件最重要的事情。

施瓦布按照这个想法的要求尝试了一个月的时间。

最终,尝试的结果给他留下了深刻的印象,他奖励了这个年轻人 10 万美元。

关键信息

•专注于你本身的每一个 15 分钟的使用方式。

•做一个时间追踪器,看看目前你是如何利用工作时间的。尽量得到一个理性中立客观的结论。如果确实没有必要再改变了,那就不消去做这件事了。

•在一天结束的时候,写下你明天最该去做的 5 件事,然后坚定地去做。如果这还不是你已经在做的事情,那么请现在就开始尝试一个月吧——就像施瓦布曾经做过的一样。

3.《一分钟经理人》(The One Minute Manager)

作者:肯•布兰佳(Ken Blanchard)/斯宾塞·约翰逊(Spencer Johnson)

《一分钟经理人》(The One Minute Manager),作者:肯•布兰佳(Ken Blanchard)/斯宾塞·约翰逊(Spencer Johnson)

“我花在别人身上的时间是最宝贵的。”——肯•布兰佳/斯宾塞·约翰逊,《一分钟经理》

《一分钟经理人》这本书在全球售出了 1300 多万册。

虽然这本书现在已经被列为经典书籍,却仍然与当今的职场现状非常相关。

这本书可以告诉你如何从员工那里获得卓越的工作结果的同时,减少花费在办理方面的时间。

这一切的秘诀就是授权。许多没有经验的新经理倾向于对员工进行微观办理,或者也可以解读为控制。

但这会占用你更多的时间,并导致工作效率低下。

毕竟没有人喜欢对本身缺乏信任、觉得可以对下属颐指气使的经理。

一分钟办理方法

这是一种基于与员工进行一分钟高效互动的办理方法。

它可以使工作更有效率,更加快乐,更好地提供客户支持,并让员工感觉到更有能力完成本身的角色。

一分钟的目标,一分钟的员工表彰话语,一分钟的训斥话语。

所有这些都是教导办理者如何能成为更好的领导者,如何能更有效地发挥本身的影响力的好建议。

关键信息

•确立目标是非常重要的,但也不要忘记,每天花一分钟来反思它们。

•每天花一分钟的时间对员工进行真诚的表彰。如果有什么地方出了问题,花一分钟的时间去训斥——必然不要太长。然后再花一分钟的时间一起解决问题。

•你会惊讶于你在一分钟内所能做的事情竟然有这么多。

综上所述

这三本书帮手我将忙碌的工作变得更有效率,并且不仅在工作中,放到我的家庭生活中也是如此。

这几本书都非常易于阅读,下面是每本书为我节省的时间的明细——

•在实际应用《吃掉那只青蛙!》后每周可以节省 5.5 小时。

•《超级时间整理术》——赫佩尔的建议为我每天节省了一个多小时。多亏了他,我才能够每周多余出了 12.5 小时。

•《一分钟经理人》——每周为我节省大约 2 小时。

一周节省的总时间为——20 小时

这三本书的主要主题是——

•设定目标是非常重要的,要把它们写下来,并把它们变成“青蛙”。拿我来说,我会先设定一个目标,然后在工作日历上为它分配工作时间,以及确定这项工作结束的日期。这样我就能得到及时的提醒。我每天都会反思我的目标,但只花费一分钟。这意味着我不成能会忘记本身的目标。

•你会惊讶地发现,如果你删去了所有琐碎的事情,每天 1-15 分钟的时间你能完成的事情特别多。

•想想你将如何和谁一起度过每一段时间。这是一种投资,还是只是在浪费你的时间?

•如果一项任务可以在一分钟或更短的时间内完成,那就直接去做;委派出去一些工作,看看哪些任务甚至可以自动完成。我把在线工作日历自动化了,所以,是它在为我工作,而我不再是它的奴隶。我还专门设置了一个“无人办公”的页面,引导人们可以自行找到他们需要的信息,以解答一些最常见的问题。仅这一项设置就为我每周节省了大约一个小时。

•人还是要狠一点,毕竟时间很宝贵,很值钱。学会授权委派或工作自动化,如果没有价值的事情就坚决对它说不。

如果你想开始更加有智慧地办理本身的时间,我强烈保举这三本书。当然不是这些书中的所有观点都对你有用,但除非你真的去试一试,不然你永远不会知道答案。

对我来说,它们毫无疑问地真的已经改变了我的工作和生活。我能够在毫无压力的情况下承担更多的任务了。

译者:TeresaChen

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