如何储存文件,才能快速找到它们?

神译局是旗下的编译团队,关注科技、商业、职场、生活等领域,重点介绍外国的新技术、新观点、新风向。

编者按:在数字化时代,存储文档、信息和笔记变得更加容易,但再次寻找这些文件有时却变得更加困难。在这篇文章中,作者介绍了储存文档和笔记的几个思路和技巧,帮手读者们节省时间,提高效率。本文来自编译。

杂乱无章的储存方法会让再次找到这些文档变得更加困难|图片来自 Unsplash|摄影 Mr Cup / Fabien Barral

你可能遇到过以下这种情况:你想开启一个项目,并且开始着手收集信息、资等等。但是你并没有开始做这个项目,而是花费许多时间精力来存放这些收集的信息,你可能把它们存到某个笔记 APP 中,写在纸上,笔记本里,电脑里……这些信息有一些存放在 Downloads 里,另一些在 Notion 里,还有一些在 OneNote 里。

如此一来,每当你想要寻找信息时,就需要花更多的时间、耗费更多的经历,把每个角落从头到尾看一遍。在来回切换 APP 的过程中,你感到沮丧。

我也有过同样的经历。因此,我开始思考,要如何才能解决上述问题。

数字文档的归档

对数字文件正确归档,可以有效减少后期寻找这些材、联系上下文理解这些材时所需要的时间。要知道,每从笔记软件中切换一次,你的注意力就会被分散一点,并且频繁的切换可能会让你接触大量的、无用的信息。

我们所希望的,就是集中精力,花最少的时间精准地找到本身需要的信息。

两种数字分类法

基于大家对数字文档的不同习惯,我总结了两种人:

  1. “旅行者”: 这些人在需要搜索文件和笔记时,会开始浏览文件夹的布局和各个章节。他们把所有的东西都分类到不同的文件夹和目录中,把所有的东西都存放在适当的地方。

  2. “搜寻家”: 这些人不会把东西预先存放在合适的地方。当他们想要寻找东西时,就会直接使用搜索功能。

不外对大多数人而言,可能既有归类的习惯,也有搜索的习惯。这两种习惯难分好坏,各有利弊。

为什么要进行数字文件分类?

想要让数字文档为本身所用,你需要搭建一个可以快速提取信息的系统。这听起来可能有点偏离你的舒适区(对大多数人而言,把所有文件摊平在桌面上更便利读取)但一旦这个系统搭好,你在后期就可以节约大量的时间,因为你所搭建的系统简单易用,无需多个步骤就能找信息。

如何搭建数字文件系统?

  1. 你需要正确地命名数字文件夹和笔记。为此,你需要一个简单的命名习惯。比如账单总是以客户的名字开头,项目文件总是以项目名字开头,等等。这将使我们更容易找到确切的文件。

  2. 学会使用搜索工具。在这里可以使用电脑或手机系统自带的搜索功能,也可以使用第三方功能。

  3. 避免把所有资都堆进“下载”文件夹中。因为这个文件夹里的所有东西都按照下载时间排序,且没有备份,因此是一个非常糟糕的储存选项。正确的做法是按照需求创建各类文件,每次下载完文件后及时放到不同文件夹中。

  4. 学会删除不必要的文件。这包罗你已经提取了信息所以不再需要的文件,旧版的文件(设计师慎重),重复的文件,无关的文件,等等。这些没必要保留的文件,只会影响你日后找信息的速度。

  5. 不要把电子邮箱当成储存文件的工具。电子邮箱的设计并不适合储存文件,最好的方法还是将文件下载下来,分类放进文件夹中。

  6. 不要在一个文件夹里分太多层。多次点击会使人丧失继续查找的耐心。

  7. 保持电脑桌面干净整洁,尽量只保留两到三个文件夹。如果你想要快速拜候,请考虑快捷方式。

图片来自 Unsplash|摄影 Marten Bjork

如何给文件夹命名?

在给文件夹命名时,需要尽可能直观。你需要考虑未来的你(比如一个月后的你)在寻找这些信息时,能快速找到。在命名时可以遵循以下建议:

  1. 对每个文件都使用独特的命名方法

  2. 在每个文件名中加入具体的关键词和日期

  3. 把个人文件夹和工作文件夹分开放置

个人文件夹举例:

  • /文件/财务

  • /文件/娱乐

  • /文件/健康

工作文件夹的分类则取决于你的职业内容。

如安在云盘中储存和办理文件?

在云盘和在电脑上储存和办理文件的大致思路是一样的。所以在创建和办理云盘的时候,要遵从你在电脑上储存资时的做法(包罗如何给文件夹命名)。

别的,在 Notion、OneNote、Evernote 这样的应用程序上,储存笔记的最佳方式又是什么呢?有几个意见供你参考:

  • 确保你的笔记系统和数字文件系统的一致性,在这里,我保举“PARA 法”(下文会解释)。

  • 在笔记应用程序功能大致相当的情况下,只选择一个程序——在这里我不会讨论哪款程序更好,你只需要选择最适合本身的那一款即可。

  • 不要把你用来存放笔记的应用程序再存放其他任何东西。不要在里面储存便签、图像、文件等。

PARA 法

PARA 法是一个组织和办理数字信息的通用方法。

这四个字母别离代表:Projects (项目), Areas (领域), Resources (资源), Archives (档案)。这四个类别代表了你在工作和生活中可能遇到的每一种信息。

  • 项目:一系列与目标相关的任务,有一个截止日期。比如 “完成一个应用程序的模型”,“制定出游计划”,“写一篇博文”,“在会议上演讲”。

  • 领域:一个活动范围或类别,比如 “健康”,“财务”,“职业发展”,“汽车”,“产品开发”。

  • 资源:一个持续关注的话题或主题,比如 “习惯养成”,“音乐”,“网络营销”,“室内设计”,等等。

  • 档案:储存的信息。在这里我强烈建议无纸化储存,比如把纸质账单、发票扫描成电子文档,这样便利查找,也可以将其储存在线上。

图片来自 Medium

总结

正确储存数字文件和笔记对提高效率至关重要。

它将在你存储、寻找、处理信息时,通过减少每次需要的上下文切换和信息重新搜索来节省时间。 

译者:Michiko

未经允许不得转载:迪欧吧_技术交流_资源分享_热点资讯_免费VPS空间 » 如何储存文件,才能快速找到它们?