“把办公桌,放进电脑里。”

‍‍疫情的反复加速了数字化办公的发展进程,不少公司逐渐发现了数字化办公的优势。

2020年疫情期间,埃森哲通过混合办公的模式,以遍布世界各地的数百名员工共同设计了其全球品牌焕新计划,这个计划的效率比往常要高2至3倍。

埃森哲调查认为:远程办公的场景并不只是必不得已的考量,而是彻底摆脱实体办公场所束缚的全新办公方式。

并且,在其发布的《技术展望2021》报告中,提出了“无界工作”的理念,认为远程办公即将从应急办法走向常态化,企业有望突破地域限制,打造没有边界、灵活动态的组织团队。

在国内的例子也不在少数。本年初携程颁布颁发从3月起,将在全公司推行混合办公制度:自3月1日起,每周三、周五,公司各事业部、本能机能部门可按照实际需求自行选择办公地点,实行或逐步推行1至2天的混合办公。

携程混合办公的推进并非一蹴而就,在2021年、2020年和2010年,携程都进行过混合办公和居家办公的小规模实验。

结果显示,当所有认为本身适合在家办公的员工真正实现了在家办公时,其业绩的增加由随机实验中的13%进一步上升为22%。同时,员工具有更高的工作满意度,工作离职率下降了50%。

数字化办公或混合办公模式,已经逐渐成为企业办公的一种主流形态,而不仅仅是疫情之下的补充或替代或弥补。

一、数字化办公,解决了哪些问题?

为什么需要构建数字化办公能力?

首先,是应对不确定性。面对突如其来的限制,团队需要有快速应对的能力。

例如新冠疫情,不知道何时就会突然发生,这会导致大量的企业无法正常开展业务,员工隔离在家中,和外部的沟通途径只剩下网络。

对于具备数字化办公基础设施的团队,受到的影响远低于不具备相关能力的团队。

某A+H股上市公司信息安全负责人孙琦说,让每一位员工都能够在任何时间和任何地点,通过不同设备、应用、网络,安全且高效地在一起高效协同工作,这才是一个具备数字化办公基础能力的企业。

第二,越来越多团队需要数字化办公基础设施。

绝大多数年轻的团队已经是数字原生时代的原著民,习惯使用数字化手段交流、生活,数字化办公基础设施的好坏可能会直接影响他们的实际体验。

第三,信息安全,是构建数字化办公基础设施中的重要内容。

按照forrester(全球最具影响力的独立研究咨询公司之一)2020年的安全调查显示,超过半数的企业在其上一个财年中至少发生了一次以上的信息资产泄露事件,同比增长超过了20%。

更多人希望获得一种更高效和安全的数字办公基础设施。

比如傻瓜式的,可以让他们只关注业务本身;one App模式,可以有统一的身份办理能力;一体化的拜候接入能力,使用者可以平滑地在办公网络、身份权限办理、终端办理等方面获得良好的体验。

疫情仍在持续,数字化办公的需求在持续增长。

未来,大多数人会将数字化办公视为一种日常,从不得不适应到改变办公习惯,再到主动追求更加自由灵活的工作环境,办公的思维方式也会发生极大的转变。

二、数字化办公,升级了哪些方面?

在传统的办公模式下,通过流程化的分工使得劳动效率最大化得以实现。而在互联网时代,更需要解决的是敏捷高效协作,以达到整体效率的保证。

1.办公理念升级:从完成任务到价值创造

传统的办公系统,只能实现文档的粗颗粒度转移。

比如用Word文档做出方案,然后打印出来,交给上级审阅。而上级在打印文件或者Word文档上做好批注,再“还给”下级。

这个过程,其实意味着困难的转移。文档旅行就是困难旅行,只是把问题扔给对接者,由对接者解决旧问题或提出新问题。

更形象点说,这种办公就像“打网球”,你打给我,我打给你,一旦接不住对方打来的,就要被上级批评或者推倒重来。

这是点对点的连接。

而数字化办公,重在集体参与、协同共创,所有数据、所有文档、所有记录在云上。办公不再是“发布命令”,变成了“智慧凹地”,参与人的想法、建议都汇集在一起。

办公从“安插任务”走向了“价值创造”,每个办公者都要思考本身价值创造的点在哪里。

这时候的办公,变成了“踢足球”,所有人围绕着“球门”这个目标,思考能为进球做点什么,履行好“前锋”“后卫”的职责。

这更像是蛛网结构,通过“数据”这条蛛丝,把众多节点上的员工连接起来,把力量汇集在一起。

比如,众所周知的2022罗振宇跨年演讲,在4万字的终稿背后,是2000多个得到的表里部参与人员,并且还有126828名用户参与其中,共创了331068字数的文档。

如此庞大的协作规模,对于效率的要求极其之高。倘若还是运用点对点的方式,那可以想象结果会是什么。

而组织这场活动,得到没有“总指挥”一说,只有围绕各个关键节点组成的协作网。

冯启娜作为跨年演讲的总撰稿,她的身份是召集人,发出协作邀请,虽然她不是总指挥,却能调动大家一起把项目往前推进。她将这种协作方式称为“围绕一个文档去织网”。

飞书文档帮手得到实现了人围绕文档来转,构建了以“事”为核心的协作组织。

2.办公行为升级:从自说自话到云端协同

数字化办公,文档存在云端,参与人员共同负责和编纂。每个人都要把本身的理解添加进去,或者在某些地方做好标注。

这个过程,其实是把隐性知识变为显性知识的过程。

比如员工小甲、小乙对某个项目有各自独到的见解,如果他们只是按照主管要求,别离写出一份方案。

那么主管在做决策时,只能凭借本身的经验来判断哪个方案更好,不会知道背后的思考逻辑。小甲和小乙更是不清楚对方为什么会这么想、要这么做。

但是通过云文档参与共创后,他们可以把本身的理解放在同一份方案里,并且思考的出发点是同一份方案,结构、要素完全一样,他们的注意力就从“我要做出好方案”变成“我们要一起做出好方案”。

远州装饰是一家集策划、设计、装饰、建材销售为一体大型装饰公司。有4个主要部门:办理部、客服部、设计部、工程部。日常工作主要分为两个阶段:跟单阶段和工程实施阶段。

在采用数字化办公以前,公司经常面临如下问题:客户跟进过程复杂,客服与跟单员的信息很难及时同步;设计图、客户信息、合同等信息存储零散,查找不便利;项目经理在施工现场时,难以查看物报价表……

使用WPS⁺云办公以后,客服将与客户沟通的主要信息记录在云文档《远州装饰客户跟单表》,与跟单员、设计师实时同步,协同编纂客户的跟进过程,在文档中可看到每位协作者的编纂状态,实现工作的顺畅对接。

然后,按照公司结构建立不同的部门,将各个部门的专属资放到部门的资库,同时建立公司公共资库,存放合同、客户资、公司制度等面向全员开放的内容。

施工过程中的信息记录,也可直接在移动端编纂,实时分享到每位项目成员。

数字化办公,把这家公司的客服、跟单员、设计师、项目经理链接到了一起,每个人都可以看到其他人实时分享的信息和数据,以及公司整体、各部门的存档资。

这种工作方式的改变,背后是思维方式的转变。员工的关注点就会从“我的工作成果”,变为“我的协作成果”。

3.办公流程升级:从信息办理走向数据闭环

传统的信息化办公,本质是对于信息的办理,是“业务数据化”。

比如对企业的生产过程、采购过程、销售过程、客户办事、事务处理、现金流动等业务活动和过程进行数据化记录。典型的工具是信息化系统,例如:OA、ERP、CRM、SRM、PLM等。

而数字化办公,是“数据业务化”,本质是数据的闭环。

2019年12月,中国一汽与钉钉全面合作,打造了集团专属办公平台“一汽Easy”。

一汽Easy成为中国一汽移动办公及各项应用系统的统一入口,对于审批、任务、会议、考勤、差旅等多个事项进行移动化办理。

每个员工每天都要到一汽Easy的待办中心或任务中心查看本身要处理的工作,从“人找事”转变为“事找人”。

同时,一汽Easy也是所有任务派发的入口。

平台任务办理功能,可以自动把办理者在工作群或聊天沟通过程中安排的内容转变成任务,实现任务执行的实时跟踪。办理层和普通员工经常使用钉钉日程安排重点事项,便于及时提醒。

比如,在研发某个新车型时,产品设计师需要收集内部员工的需求偏好信息。以前出于保密的需要,设计师不能使用外部问卷系统收集信息,只能线下收集信息。

现在,设计师通过智能填表很快就能完成用户问卷,上传新车型的效果图,并发送给部分员工,当天就能收到员工的意见反馈并进行数据统计分析。

一切业务围绕着线上数据(信息)展开,数据完成闭环,就代表着工作完成闭环。这也是数字化办公的特色之一。

4.办公特色升级:从定人按时到定事定性

信息社会50人论坛执行主席段永朝在讲述数字化办公的时候,说了三个无关:和场地无关,和场景有关;和时间无关,和关键时刻有关;和人员无关,和角色有关。

过去的办公方式,是在固定地点,由固定人员按照固按时间,把固定任务完成。在此过程中,各部分是单线连接、互相独立的,就像树的枝杈一样分布。

而数字化办公,则是多线多点交叉融合的网状结构,所有节点都围绕着目标(事情)。

你可以不是某个岗位的人,但你只要参与进来,就要为目标贡献智慧。甚至目标也会做不竭的优化,只要大标的目的确定即可。

笔底生花目前办理近100万间房源,每位办事管家要同时办事近400位租客,这对员工来说,是相当大的挑战,工作状态可能是“接不完的电话、回不完的消息”。

并且每个管家背后,都有一个庞大的办事支持团队,比如保洁、设计师、搬场工人、维修工人等等。

就拿管家经常遇到的房屋维修为例:以前,如果租客跟管家报修,管家要先找到有空的维修工人,然后把租客提出的故障位置的照片、视频、详细描述发过去。

维修工人有什么疑问,管家再去问租客。租客习惯用微信沟通,管家要先把微信上的照片、视频存在手机相册里,再去办公软件上发给同事,“操作步骤多,还要在不同软件间来回切换,很容易忙中出乱”。

通过企业微信,管家只需要在企业微信上一键发起工单,将故障信息贴在工单里,系统会自动排班、通知维修工人、在维修结束后关闭工单。“信息不消转来转去,大家协作畅快,租务就处理得快,租客也更满意”。

很多时候,租客想约看房,但是,管家本身的时间已经排满了,就要请其他管家来帮手接待。然而,管家们都很忙,怎么办呢?

在企业微信上,管家不止能查看本身的日程,还能查看同事的日程。

此时,在管家群里「查看群成员日程」,就能知道其他管家有无空闲时间,直接将信息转发给有空的管家,既让每个客户都得到及时的办事,也能帮手其他管家多办事、多签单。

这个案例,与段永朝的说法极为契合,工作场地、工作时间、工作人员都不再被关注,重要的是管家(角色)、在租客着急的时候(关键时刻)、要帮手租客解决什么问题(场景)。

通过成员的互相协作,他们的着力点从“完成本身的工作任务”变成了“让顾客满意”。工作性质从任务的“定人按时”走向了目标的“定事定性”。

三、数字化办公,是数字化组织的一部分

在数智化时代,组织的办理模式也在发生着巨大的变化。

数字化办公,只是数字化组织的一部分。其背后,是办理模式的转变,从他组织走向自组织、从垂直化走向扁平化、从刚性办理走向柔性办理。

整个组织的办理,未来要做到的首先是事找人,而不是人找事。

在此背景下,每个团队都需要建立本身的数字化办公系统。只有这样,才能进化为这个时代的先进团队。在先进团队的基因中,数智化是新动力!

 

参考资:

1. 《 诸子笔会2022 | 孙琦:后疫情时代的数字化办公场景 》,孙琦,安在; 

2. 《 客户案例 | WPS⁺云办公帮手远州装饰解决客户跟单和项目实施中的难题 》,金山数字办公; 

3. 《数智化敏捷组织:云钉一体驱动组织转型》, 张建峰等,人民邮电出版社; 

4. 《 办理近100万间房源,新人也能创造高绩效? 长租行业笔底生花案例分享 》,腾信智慧互联; 

5. 《 飞连:数字化办公打开“在线”生产力 》,科技正能量。 

 

“笔记侠”(ID:Notesman),作者:数智化创新专栏,经。

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